Điều 4 (khoản 5). Về công
tác quản lý đoàn viên
Hồ sơ và quản lý đoàn
viên
Mỗi đoàn viên TNCS Hồ Chí
Minh đều có Sổ đoàn viên, Huy hiệu Đoàn và Thẻ đoàn viên.
Hồ sơ đoàn viên: là Sổ
đoàn viên theo mẫu do Ban Bí thư Trung ương Đoàn ban hành. Sổ đoàn viên do Đoàn
cơ sở, chi đoàn cơ sở quản lý. Đối với các trường tương đương cấp huyện trong
khối trường học, hồ sơ đoàn viên do Đoàn trường quản lý.
Quản lý đoàn viên:
+ Ban chấp hành chi đoàn
phải có Sổ chi đoàn theo mẫu do Ban Bí thư Trung ương Đoàn ban hành.
+ Ban chấp hành đoàn cơ sở
có sổ danh sách đoàn viên, theo dõi kết nạp đoàn viên và trao Thẻ đoàn viên; sổ
giới thiệu và tiếp nhận sinh hoạt đoàn.
+ Hằng năm, ban chấp hành
chi đoàn có trách nhiệm ghi nhận xét ưu,
khuyết điểm, khen thưởng, kỷ luật và kết quả phân loại đoàn viên vào sổ của từng
đoàn viên.
+ Chi đoàn, đoàn cơ sở
hàng quý; đoàn cấp huyện, cấp tỉnh và tương đương 06 tháng, 01 năm có trách nhiệm
báo cáo đầy đủ tình hình công tác đoàn viên của đơn vị mình đối với đoàn cấp
trên trực tiếp.
+ Đoàn viên phải có sổ
đoàn viên để lưu kết quả đánh giá, nhận xét, phân loại đoàn viên hằng năm. Khuyến
khích các cơ sở Đoàn ứng dụng công nghệ thông tin để thực hiện các nghiệp vụ
trong công tác quản lý đoàn viên.
Sử dụng Huy hiệu Đoàn
Cán bộ, đoàn viên đeo Huy
hiệu Đoàn vào các ngày lễ của Đoàn, lễ kết nạp đoàn viên và các sinh hoạt, hội
họp của Đoàn.
Khuyến khích đoàn viên
đeo Huy hiệu Đoàn trong giờ làm việc, trong giờ học.
Thẻ đoàn viên
Thẻ đoàn viên có giá trị
chứng nhận tư cách đoàn viên Đoàn TNCS Hồ Chí Minh do Ban Chấp hành Trung ương
Đoàn thống nhất phát hành.
Đoàn viên được cấp Thẻ
đoàn viên trong lễ kết nạp hoặc chậm nhất không quá 1 tháng kể từ ngày được kết
nạp vào Đoàn. Việc cấp Thẻ đoàn viên do ban thường vụ đoàn cấp huyện quyết định.
Thẻ đoàn viên được dùng để
đăng ký tham gia sinh hoạt đoàn tạm thời và xuất trình khi cần.
Đoàn viên không được cho
người khác mượn Thẻ đoàn viên; khi trưởng thành đoàn, đoàn viên được giữ lại Thẻ
đoàn viên.
Đoàn viên bị kỷ luật khai
trừ thì bị thu hồi Thẻ đoàn viên; đoàn viên sử dụng Thẻ đoàn viên sai mục đích
thì tùy mức độ bị xem xét xử lý kỷ luật. Ban chấp hành chi đoàn, ban thường vụ
đoàn cơ sở có trách nhiệm thu hồi Thẻ đoàn viên và nộp cho đoàn cấp huyện quản
lý.
Trung ương Đoàn quản lý số
lượng và số hiệu thẻ đoàn viên trên toàn quốc. Các cấp bộ đoàn quản lý số lượng
và số hiệu thẻ đoàn viên của địa phương, đơn vị.
Việc khôi phục hồ sơ đoàn
viên, Thẻ đoàn viên khi thất lạc
Trường hợp thất lạc Thẻ
đoàn viên nhưng còn Sổ đoàn viên. Trường hợp thất lạc Thẻ đoàn viên nhưng còn Sổ
đoàn viên thì đoàn viên làm đơn gửi ban chấp hành chi đoàn để đề nghị đoàn cơ sở
tiến hành thủ tục cấp lại Thẻ đoàn viên. Trên cơ sở đề nghị của chi đoàn, ban
chấp hành Đoàn cơ sở xem xét đề nghị ban thường vụ Đoàn cấp huyện cấp lại Thẻ
cho đoàn viên.
Trường hợp thất lạc Sổ
đoàn viên nhưng còn Thẻ đoàn viên
+ Trong trường hợp này,
đoàn viên chỉ được cấp lại Sổ đoàn viên mới khi vẫn tham gia sinh hoạt liên tục
trong quá trình thất lạc Sổ đoàn viên và được ban chấp hành chi đoàn chứng nhận
đến thời điểm đề nghị được cấp lại Sổ.
+ Quy trình, thủ tục đề
nghị cấp lại Sổ đoàn viên: Đoàn viên làm đơn đề nghị được cấp lại Sổ đoàn viên
gửi ban chấp hành chi đoàn để đề nghị ban chấp hành đoàn cơ sở xem xét cấp lại
Sổ đoàn viên. Trong trường hợp đoàn viên chuyển đến đơn vị lao động, học tập,
công tác nhưng bị thất lạc Sổ đoàn viên mà hiện tại vẫn đang sinh hoạt đoàn đầy
đủ thì khi đề nghị được cấp lại Sổ đoàn viên mới phải có xác nhận tư cách đoàn
viên của Đoàn cơ sở nơi sinh hoạt trước khi mất Sổ đoàn viên (trong thời gian
không quá 03 tháng tính đến ngày đề nghị được cấp lại Sổ đoàn viên). Sổ đoàn
viên cấp lại được Đoàn cơ sở đóng dấu xác nhận
“Sổ cấp lại” vào thời điểm
cấp lại sổ. Nếu là chi đoàn cơ sở thì trực tiếp thực hiện quy trình, thủ tục đối
với đoàn viên bị thất lạc Sổ đoàn viên.
Trường hợp thất lạc Thẻ
đoàn viên và Sổ đoàn viên nhưng còn quyết định (nghị quyết) chuẩn y kết nạp
đoàn viên thì đoàn viên làm đơn gửi ban chấp hành chi đoàn để đề nghị cấp lại Sổ
đoàn viên và để đoàn cơ sở tổng hợp, trình ban thường vụ đoàn cấp huyện cấp lại
Thẻ đoàn viên theo quy định.
Trường hợp khác: Đối với
các trường hợp bị thất lạc hồ sơ đoàn viên nếu không đảm bảo điều kiện để khôi
phục lại thì bồi dưỡng, xét kết nạp đoàn viên như Điều 1, Điều lệ Đoàn TNCS Hồ
Chí Minh