Nhiệm vụ người cán bộ Đoàn nói chung là vận động, tổ chức thực hiện Nghị quyết, Điều lệ của Đoàn. Nhiệm vụ người cán bộ trong trường học gắn chặt với việc thực hiện nhiệm vụ chính trị của Nhà trường (học tập, giảng dạy, phục vụ giảng dạy, nghiên cứu khoa học, rèn luyện nghiệp vụ sư phạm,...), nhiệm vụ chính trị địa phương (tham gia phát triển kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng) mà Nhà trường đóng trên địa bàn.
Tuy nhiên, không ít cán bộ Đoàn gặp khó khăn, lúng túng trong việc xác định cụ thể nhiệm vụ; được hiểu một cách chung chung. Thực tế cũng cho thấy cái gì Đoàn cũng làm và cũng có thể làm, nếu công tác được cho là hữu ích và cần thiết. Chính điều này làm cho người cán bộ Đoàn luôn rối rắm, bận rộn, cáng đáng nhiều việc và thật khó nói chính xác những nhiệm vụ cụ thể là gì, giới hạn phần việc như thế nào. Đây cũng là đặc thù riêng có của tổ chức Đoàn. Chính nó cũng có mặt tích cực là làm tăng sức hấp dẫn của Đoàn nên người cán bộ Đoàn đừng quá băn khoăn, e ngại về vấn đề này.
Nhiệm vụ cụ thể của người cán bộ Đoàn có thể gồm một số công tác cơ bản như sau:
2.1. Lập kế hoạch công tác:
Một người cán bộ Đoàn phải biết trù tính các hoạt động của Chi đoàn. Sự trù tính này được thể hiện qua các kế hoạch công tác (từng quý, kỳ, thời điểm: 26/03, 20/10, 20/11 ..) phương hướng, chương trình công tác (từng năm học, nhiệm kỳ).
Thông thường, căn cứ vào các Chương trình công tác năm học của Đoàn trường, Phương hướng nhiệm kỳ công tác Đoàn và định hướng của Đảng uỷ (chi uỷ), Ban chủ nhiệm khoa; Ban chấp hành Đoàn khoa họp xây dựng Chương trình công tác năm học, kế hoạch công tác quý, tháng.
Tương tự, Ban chấp hành Chi đoàn xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm, quý, tháng. Đoàn các cấp có thể có các kế hoạch chuyên đề, ví dụ như kế hoạch trại nhân dịp 26/3, tổ chức tham quan dã ngoại, chào mừng ngày Nhà giáo Việt Nam 20/11 v.v..
Việc lập kế hoạch giúp cho tổ chức Đoàn hình dung trước và chỉ ra được các công việc phải làm cụ thể, nhiệm vụ từng cá nhân, tập thể, thời gian thực hiện công việc, nguồn lực được đảm bảo như thế nào. Đặc biệt là các biện pháp thực hiện và các phương thức kiểm tra, đề phòng rủi ro ra sao.
2.2. Báo cáo:
Việc báo cáo công tác là nhiệm vụ và yêu cầu của hầu hết các tổ chức. Báo cáo là dạng thông tin về kết quả công việc, công tác mà cá nhân, tổ chức đã tiến hành. Qua nội dung báo cáo, các cấp bộ Đoàn sẽ đánh giá lại tình hình hoạt động, có cơ sở thực hiện việc xét thi đua, khen thưởng v.v... hay xem xét các đề xuất, kiến nghị mới.
Báo cáo được thực hiện hàng tháng, quí, năm học hay theo từng chuyên đề. Đặc biệt, các báo cáo của Đại hội thì cần nêu lên được những nhận định, đánh giá.
2.3. Tổ chức sinh hoạt chi đoàn:
Sinh hoạt chi đoàn là một yêu cầu bắt buộc theo qui định của Điều lệ Đoàn. Trách nhiệm tổ chức sinh hoạt chi đoàn thuộc về Ban chấp hành chi đoàn. Mỗi lần sinh hoạt chi đoàn, Ban chấp hành chi đoàn phải ghi biên bản cẩn thận theo hướng dẫn được ghi trong Sổ chi đoàn. Nội dung biên bản sinh hoạt chi đoàn được tập thể chi đoàn thống nhất theo đa số được xem như Nghị quyết của chi đoàn (triển khai các hoạt động, khi kết nạp đoàn viên mới, giới thiệu đoàn viên ưu tú phát triển đảng v.v...).
Sinh hoạt chi đoàn tiến hành định kỳ hàng tháng; theo yêu cầu công tác và phong trào Đoàn.
2.4. Ghi chép, quản lý sổ chi đoàn:
Việc ghi chép, quản lý Sổ chi đoàn là nhiệm vụ của Ban chấp hành các chi đoàn, thực hiện theo hướng dẫn chung.
Ban chấp hành chi đoàn có trách nhiệm giữ Sổ chi đoàn, ghi chép; chuyển bàn giao cho Ban chấp hành chi đoàn nhiệm kỳ mới sau Đại hội; bàn giao lại cho Đoàn cấp trên khi chi đoàn giải tán, kết thúc khoá học.
2.5. Quản lý đoàn phí:
Ban chấp hành Chi đoàn có nhiệm vụ thu và trích nộp đoàn phí hàng tháng theo qui định cho Ban chấp hành Đoàn xã.
2.6. Phân loại đoàn viên, giới thiệu đoàn viên ưu tú và nhận xét đoàn viên hằng năm
Việc phân loại đoàn viên thực hiện theo từng học kỳ, năm học dựa trên Tiêu chuẩn phân loại đoàn viên, cơ sở đoànnnn của Đoàn trường. Kết quả phân loại đoàn viên, thành tích và khuyết điểm chính hằng năm được ghi nhận trong phần nhận xét đoàn viên (trong sổ đoàn viên).
Sau từng học kỳ, Ban chấp hành chi đoàn bình chọn những đoàn viên xuất sắc tham gia bồi dưỡng lớp Đoàn viên ưu tú và giới thiệu Đoàn viên ưu tú có thành tích xuất sắc nhất với Đoàn cấp trên và Chi bộ xem xét kết nạp Đảng.
2.7. Tham gia đánh giá rèn luyện, tổ chức thực hiện công tác xã hội:
Ban chấp hành Đoàn các cấp cần chủ động, giúp đỡ đoàn viên, học sinh thực hiện việc đánh giá rèn luyện và thực hiện công tác xã hội theo qui định của nhà trường; nhất là Ban chấp hành chi đoàn.
Cán bộ Đoàn các cấp cần biết phối hợp các tổ chức trong và ngoài trường để thực hiện có hiệu quả công tác này.
2.8. Chuyển sinh hoạt Đoàn tập trung:
Hằng năm, trước thời gian kết thúc khoá học, Ban chấp hành chi đoàn tiến hành thực hiện chuyển sinh hoạt Đoàn tập trung. Ban chấp hành chi đoàn chịu trách nhiệm thực hiện chuyển sinh hoạt chung cho cả chi đoàn. Đồng thời, Ban chấp hành chi đoàn yêu cầu cá nhân đoàn viên đó liên hệ Đoàn của trường mới để được hướng dẫn tiếp tục sinh hoạt tại chi đoàn mới.
2.9. Phát triển đoàn viên mới:
Đây là nhiệm vụ của mỗi đoàn viên và đương nhiên là nhiệm vụ lớn của người cán bộ Đoàn. Nhiệm vụ này quan trọng góp phần xây dựng Đoàn.
2.10. Xét đề nghị khen thưởng, kỷ luật đoàn viên:
Căn cứ vào hướng dẫn của Đoàn cấp trên, Ban chấp hành Chi đoàn tiến hành xét, đề nghị khen thưởng (từng học kỳ, năm học, đợt công tác).
Các Chi đoàn cần theo dõi và xử lý kỷ luật kịp thời đối với các trường hợp đoàn viên vi phạm Điều lệ Đoàn, Quy định về học tập, sinh hoạt nội, ngoại trú hay các Qui định, Quy chế khác của Nhà trường v.v.v. theo qui định của Điều lệ Đoàn. Cần đảm bảo Nghị quyết kỷ luật của chi đoàn, cần nêu rõ những ưu, khuyết điểm và các góp ý cho cá nhân đoàn viên có sai phạm nhận ra thiếu sót, sai trái để sửa chữa tốt hơn.
2.11. Duy trì liên hệ với Đoàn các cấp, tranh thủ sự lãnh đạo của Đảng:
Cán bộ Đoàn các cấp cần biết xây dựng các mối liên hệ với nhau, hỗ trợ lẫn nhau. Đặc biệt Đoàn xã, huyện đoàn cần tranh thủ sự lãnh đạo, sự giúp đỡ của cấp uỷ Đảng, chính quyền địa phương.
2.12. Các công tác khác:
Bên cạnh những công tác thường xuyên, định kỳ; trong hoạt động Đoàn thường có những công tác đột xuất, bất thường do yêu cầu của nhiệm vụ chính trị hay do nguyện vọng của đoàn viên v.v....đặt ra. Trong trường hợp đó, người cán bộ Đoàn có nhiệm vụ quan trọng là phải vận động, điều động đoàn viên, thanh niên tham gia đầy đủ, kịp thời các hoạt động này; thể hiện tinh thần xung kích của Đoàn.
Tóm lại, người cán bộ Đoàn cần thường xuyên rèn luyện thái độ và tác phong của mình. Thái độ và tác phong người cán bộ Đoàn cũng là hình ảnh của tổ chức Đoàn; chính nó sẽ tạo nên sức hấp dẫn cho tổ chức Đoàn. Nhiệm vụ người các cấp bộ Đoàn rất đa dạng, phong phú, và luôn như mới mẻ. Nhiệm vụ này rất cần sự nhạy bén và khả năng tổ chức công việc một cách khoa học, sáng tạo và có kế hoạch của người cán bộ Đoàn. Người cán bộ Đoàn cần xác định được những nhiệm vụ nào là cơ bản nhất để tập trung giải quyết. Đặc biệt, người cán bộ Đoàn phải chú trọng các yêu cầu trong công tác đoàn vụ như báo cáo công tác, tổ chức sinh hoạt, quản lý đoàn viên - sổ đoàn viên, phân loại, nhận xét đoàn viên, phát triển đoàn viên mới, tham gia đánh giá rèn luyện, hỗ trợ thực hiện tín chỉ công tác xã hội, xét đề nghị khen thưởng - kỷ luật ...
II. CÁC KỸ NĂNG CƠ BẢN CỦA NGƯỜI CÁN BỘ ĐOÀN
1. Các kỹ năng cần thiết của Bí thư Chi đoàn
Là một Bí thư chi đoàn chúng ta phải làm gì? Chúng ta phải làm như thế nào? Đã bao giờ bạn tự hỏi mình làm thế nào để chi Đoàn mình ngày càng vững mạnh hơn chưa? Để làm được tốt công tác của một Bí thư chi đoàn thì các bạn nên tham khảo một số kỹ năng sau:
1.1. Kỹ năng tham mưu, lãnh đạo:
- Tham mưu với cấp uỷ Đảng, Đoàn cấp trên những vấn đề liên quan đến công tác thanh niên, những vấn đề phát sinh cần sự hỗ trợ giúp đỡ.
- Lãnh đạo trong công tác, định hướng hoạt động của chi đoàn.
- Lãnh đạo về mặt tư tưởng, nắm bắt tư tưởng đoàn viên thanh niên, tác động, tổ chức sinh hoạt tư tưởng.
1.2. Kỹ năng điều hành, quản lý:
- Điều hành sinh hoạt chi đoàn, hoạt động của Ban chấp hành, phân công phân nhiệm vụ cho ủy viên Ban chấp hành.
- Quản lý cán bộ chi đoàn về công việc, về tư tưởng.
- Quản lý hồ sơ đoàn viên, cán bộ, sổ chi đoàn, các văn bản quyết định
1.3. Kỹ năng tổ chức hoạt động:
- Biết thiết kế nội dung chương trình một hoạt động, đợt hoạt động, tổ chức phát động một phong tràoooo
- Biết làm công tác đoàn vụ, các hội nghị, buổi lễ kết nạp, trưởng thành Đoàn, đại hội, hội nghị chi đoàn.
- Biết phân công đoàn viên phụ trách các công việc trong chương trình hoạt động
- Tổ chức sinh hoạt trò chơi, múa, hát, sinh hoạt tập thể, kể chuyện vui, đọc, ngâm thơ .
- Thiết kế một tiết mục sân khấu hóa, tiểu phẩm.
1.4. Kỹ năng soạn thảo văn bản, trình bày, triển khai một vấn đề:
- Soạn thảo các loại văn bản của chi đoàn như: chương trình, kế hoạch, báo cáo, kiểm điểm, biên bảnnnn
- Biết tổ chức triển khai trình bày một nội dung, một chủ trương, quan điểm, nghị quyết của Đoàn, Đảng.
1.5. Kỹ năng ứng xử, xử lý các mối quan hệ:
- Xử lý các tình huống trong công tác Đoàn.
- Xử lý các tình huống phát sinh trong quan hệ cá nhân của đoàn viên thanh niên.
- Xác định vai trò vị trí của chi đoàn, Bí thư chi đoàn trong mối quan hệ với với Đoàn cấp trên, với cấp ủy, với các tổ tổ chức đoàn thể khác.