Theo Đại Từ điển Tiếng Việt của Nguyễn Như Ý, Nxb Văn hóa Thông tin, Hà Nội năm 1999, cán bộ được hiểu là người làm công tác nghiệp vụ chuyên môn trong cơ quan nhà nước hoặc người làm công tác có chức vụ trong một cơ quan chính quyền, một tổ chức, phân biệt với người thường, không có chức vụ.
Theo Luật Cán bộ, Công chức, viên chức 2019 cán bộ được hiểu là những người có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ làm việc trong các cơ quan của Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội và lực lượng vũ trang; những người giữ chức vụ trong các tổ chức cơ quan đó. Theo quan niệm này thì cán bộ đoàn gồm số cán bộ được bầu cử giữ các chức vụ trong tổ chức đoàn và cán bộ được tuyển dụng và làm việc tại các cơ quan chuyên trách của Đoàn. Như vậy, còn rất nhiều cán bộ đoàn không hưởng lương từ ngân sách nhà nước nhưng không được điều chỉnh bởi văn bản này như cán bộ đoàn làm trong các doanh nghiệp tư nhân, phó bí thư đoàn xã, phường, ủy viên Ban chấp hành đoàn cơ sở, các chức danh của chi đoàn.
Theo Quyết định số 289-QD/TW ngày 08/2/2010 của Ban Bí thư Trung ương Đảng về việc ban hành Quy chế Cán bộ đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh, cán bộ đoàn là những người giữ chức danh bí thư chi đoàn; phó bí thư, bí thư đoàn cấp cơ sở trở lên; Những người làm việc trong các cơ quan chuyên trách của Đoàn và trực tiếp làm công tác Đoàn, Hội, Đội, phong trào thanh thiếu nhi từ cấp huyện và tương đương trở lên. Đối với cán bộ đoàn ưong lực lượng vũ trang, gồm: Trợ lý thanh niên, cán bộ ban công tác thanh niên từ cấp trên cơ sở đến toàn quân; Ủy viên ban công tác thanh niên các cấp trong Công an nhân dân. Như vậy, theo quan niệm trong Quy chế này, có nhiều người là cán bộ đoàn nhưng không được thừa nhận như những người được bầu giữ các chức vụ: ủy viên ban thường vụ, ủy viên ban chấp hành đoàn cơ sở; phó bí thư chi đoàn, ủy viên ban chấp hành chi đoàn...
Có quan niệm khác cho rằng cán bộ đoàn là những ngườỉ hoạt động trong tổ chức Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh trực tiếp thực hiện công tác vận động, tập hợp, đoàn kết, giáo dục thanh thiếu nhi và xây dựng tổ chức đoàn vững mạnh theo đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước và Điều lệ Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh. Theo khái niệm này, không phân biệt được giữa cán bộ đoàn và đoàn viên; không phân biệt được người có chức danh, chức vụ và người không có chức danh.
Từ những khái niệm trên, cần thống nhất quan niệm sau: Cán bộ đoàn là những người được bầu giữ các chức danh nhất định trong hệ thống của Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh và những người được tuyển dụng vào làm việc trong các cơ quan chuyên trách của Đoàn các cấp. Theo quan niệm này, cán bộ đoàn có hai loại, bao gồm: Một là những người được bầu giữ các chức danh, chức vụ nhất định trong hệ thống tổ chức của đoàn. Nghĩa là những người này phải nắm giữ một chức vụ nhất định trong hệ thống tổ chức của Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh, từ ủy viên ban chấp hành chi đoàn trở lên đã được gọi là cán bộ đoàn. Hai là, những người được tuyển dụng vào làm việc trong các cơ quan chuyên trách của Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh các cấp. Đây là những người làm công tác chuyên môn, nghiệp vụ, tham mưu, giúp việc nhưng không hoặc chưa được bầu giữ những chức danh, chức vụ nào trong hệ thống tổ chức của Đoàn. Trong chương này, chỉ đề cập đến cán bộ đoàn là những người được bầu giữ các chức danh, chức vụ nhất định trong hệ thống tổ chức của Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh để phân biệt với những người không giữ chức vụ.